전자계약서비스 스마일싸인, 카카오톡 리마인드와 참조자 기능

본 포스팅은 효성TNS로부터 소정의 원고료를 제공받았습니다.

홈페이지 제작과 블로그 운영 일을 하다 보면 작업 내용만큼 계약서를 주고받는 과정에도 신경을 쓰게 됩니다. 특히 용역계약은 업무 범위와 기간을 정한 뒤 상대방의 서명까지 받아야 다음 일정을 잡기 편합니다. 문서를 보냈다는 사실만 기억하고 있다가는 정작 서명이 끝났는지 놓치기 쉽습니다.

예전에도 효성TNS 스마일싸인 SmileSign으로 워드 문서를 올려 용역계약서를 만드는 과정을 소개한 적이 있습니다. 이번에는 Safari에서 문서를 준비하는 과정을 확인하고, 카카오톡 리마인드와 참조자 기능을 어떤 업무에 쓸 수 있는지 정리했습니다.

계약을 자주 주고받는 분이라면 서명 자체보다 이런 후속 업무가 더 번거롭게 느껴질 때가 있습니다.

기존 문서로 시작하는 전자계약서

Safari에서 계약서 작성을 열어보니 개인 파일과 공용양식 중에서 시작하는 방식을 고를 수 있었습니다. 기존에 쓰던 파일이 있다면 그대로 올리고, 필요한 문서가 없으면 공용양식 목록에서 찾는 방식입니다.

저는 업무마다 계약 내용이 달라지기 때문에, 거래처와 맞춰둔 문서를 활용할 수 있다는 점이 편하게 다가옵니다.

이번에는 개인정보가 없는 공용 검수확인서로 작성 과정을 확인했습니다. 문서를 불러온 다음 단계에는 서명, 텍스트, 숫자, 날짜 등의 입력 도구가 나옵니다. 전자계약서도 내용 검토는 별개이므로 실제 업무에서는 작업 범위와 기간을 먼저 읽어야 합니다.

서명을 기다릴 때 카카오톡 리마인드

메일을 보냈다고 상대방이 바로 읽는 것은 아닙니다. 외부 일정이 많거나 다른 업무에 밀리면 계약서 확인이 뒤로 넘어갈 수 있습니다. 그렇다고 같은 파일을 다시 첨부하면 어느 메일에서 서명해야 하는지 혼동할 수도 있습니다. 이럴 때 기존 요청을 다시 알려주는 기능이 유용합니다.

카카오톡 리마인드는 아직 서명하지 않은 수신자에게 카카오톡과 이메일로 알림을 다시 보내는 기능입니다. 전송한 계약서의 문서명을 선택한 뒤 **‘서명요청알림 전송’**을 이용하는 방식입니다. 계약서를 새로 작성해서 보내는 과정 없이, 남아 있는 서명 요청을 상대방에게 다시 알릴 수 있습니다.

제 업무에 대입해보면 프로젝트 착수 전에 서명 여부를 확인할 때 쓰기 좋겠습니다. 전화나 개인 메시지를 남기기 전에 해당 계약의 진행 상태부터 확인할 수 있으니까요. 다만 알림을 보냈다고 서명이 완료되는 것은 아닙니다. 일정이 촉박한 건은 이후 상태까지 확인해야 다음 업무를 안심하고 잡을 수 있습니다.

함께 알아야 할 담당자에게 계약참조

계약서에 서명하는 사람과 업무를 진행하는 사람이 다른 경우도 있습니다. 외주 작업은 실무 담당자와 내용을 맞췄더라도 계약과 정산은 다른 부서에서 맡을 수 있습니다. 이때 계약 당사자끼리만 문서를 주고받으면, 실무자가 다시 전달을 요청하는 일이 생깁니다.

참조자 기능은 Safari에서 확인한 계약서 전송 단계의 **‘참조자 메일 등록’**에 필요한 담당자의 이메일을 넣는 방식입니다. 문서를 공유할 사람을 발송 준비 과정에서 지정할 수 있어, 담당자에게 별도로 전달해야 할 일을 줄이는 데 쓰입니다. 여러 부서가 관여하는 업무라면 문서를 준비할 때 공유 대상까지 정해두는 편이 수월합니다.

리마인드는 서명을 기다리는 상대방에게 다시 알리는 용도이고, 계약참조는 내용을 알아야 하는 담당자에게 공유하는 용도입니다. 두 기능을 나눠 생각하면 쓰임새가 쉽게 이해됩니다. 저는 외주 업무를 맡기는 쪽과 실제 작업을 조율하는 담당자가 다를 때 참조자 기능을 먼저 떠올리게 됩니다.

휴대폰에서 이어지는 전자서명

수신자는 이메일이나 휴대폰으로 받은 요청을 통해 계약 내용을 읽고 전자서명을 진행할 수 있습니다. 외근 중인 담당자가 사무실로 돌아와 문서를 출력하고 스캔하는 과정을 줄일 수 있는 방식입니다. 보내는 쪽이 작성하기 쉬운 것만큼, 받는 쪽에서 처리하기 편한지도 중요합니다.

휴대폰으로 문서를 확인할 때는 서명란만 찾기보다 계약 기간과 금액, 작업 범위를 먼저 읽어야 합니다. 서명 후에는 완료 여부까지 확인하고, 필요한 문서는 다시 열람할 수 있도록 관리하는 편이 좋습니다. 스마일싸인으로 진행한 계약서는 온라인에서 보관하고 열어볼 수 있어 종이 파일철을 뒤지는 수고를 덜 수 있습니다.

1년 이용권과 계약 건수

전자계약서비스 비용은 한 달에 계약을 얼마나 보내는지부터 생각해보면 계산이 쉽습니다. 이 서비스는 유료 이용권을 결제한 뒤 해당 건수를 1년 동안 사용하는 방식입니다. 기능마다 이용권을 따로 고르기보다 계약에 필요한 기본·추가 기능을 같은 이용권에서 사용할 수 있습니다. 별도 시스템과의 API 연동은 문의 항목으로 구분돼 있습니다.

1,000건 이용권은 350,000원으로, 모두 사용하면 건당 350원입니다. 부가세는 별도입니다. 계약이 몰리는 시기가 있더라도 1년 동안 쓸 물량이 충분하다면 비용을 잡기 편하겠습니다. 반대로 몇 건 보내지 않는 사업장이 건당 가격만 보고 큰 이용권을 고르면 남는 건수가 생길 수 있습니다.

신규 가입 계정에는 한 달 동안 사용할 수 있는 10건의 무료 체험이 있습니다. 처음 도입한다면 이 기간에 문서 준비와 수신자의 전자서명, 완료 후 열람까지 익혀보면 좋겠습니다. 계약서를 맡기는 서비스인 만큼 보안도 중요하며, 스마일싸인은 ISO 27001 정보보호 관리체계 인증을 갖추고 있습니다.

전자계약서비스 스마일싸인 결론

이번 기능에서 관심이 갔던 부분은 계약서를 보낸 뒤 해야 할 연락과 공유입니다. 카카오톡 리마인드는 미서명 상태를 다시 알릴 때, 참조자 기능은 계약 내용을 관계자에게 전달할 때 쓰입니다. 서명을 요청한 건이 여러 개라면 이런 작은 후속 작업도 반복할수록 부담이 됩니다.

용역계약을 주고받는 프리랜서나 여러 담당자와 일하는 작은 사업장이라면 자신의 업무 순서에 대입해보기 좋겠습니다. 계약 건수가 적으면 필요한 만큼 시작하고, 정기적으로 문서를 보내는 팀이라면 알림과 공유까지 연결해 사용하는 방향이 어울립니다. 저 역시 문서 작성부터 서명 확인까지 이어지는 과정이 얼마나 간단한지를 먼저 보게 됩니다.

[효성TNS 스마일싸인]

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