엑셀 파일 하나를 고치려고 프로그램부터 구입해야 하는지 망설일 때가 있습니다. 간단한 견적표의 수량을 바꾸거나 일정에 한 줄을 추가하는 일이라면, 설치형 앱이 꼭 필요한 것은 아닙니다. 브라우저에서 사용할 수 있는 무료 웹 버전부터 나눠 보면 선택이 쉬워집니다.
저는 맥과 아이패드로 문서를 다루고 엑셀을 견적서와 일정표에도 활용합니다. 이런 환경에서는 기능이 얼마나 많은지보다 파일을 어디에 보관하고 누구와 주고받는지가 더 중요할 때가 있습니다. 엑셀 무료 사용도 이 부분부터 생각하는 편이 좋습니다.
무료 웹 버전과 설치형 앱의 차이
Microsoft 계정으로 이용하는 웹용 Excel은 별도 데스크톱 앱을 설치하지 않고 브라우저에서 시작할 수 있습니다. 셀 입력, 기본 계산, 표와 차트처럼 일상적인 문서 작업에 사용할 수 있지만 설치형 Excel과 모든 기능이 같지는 않습니다.
구분
무료 웹용 Excel
설치형 Excel
실행 위치
인터넷 브라우저
PC 또는 Mac의 앱
기본 문서 보관
OneDrive 중심
로컬 폴더 또는 클라우드
VBA 매크로 실행
지원하지 않음
지원 환경에서 가능
사용 권한
Microsoft 계정으로 시작
제품 또는 구독의 권한 확인
파일을 내려받을 수 있다는 것과 설치형 프로그램을 무료로 쓴다는 것은 다른 이야기입니다. 웹에서 만든 문서를 .xlsx로 저장해 가져올 수 있어도 데스크톱 앱의 편집 권한까지 생기지는 않습니다. 반대로 이미 구독 중이라면 새로 구매하지 않고 기존 계정으로 설치할 수 있는지 먼저 살펴보면 됩니다.
브라우저에서 새 통합 문서 만들기
Microsoft의 무료 웹앱 안내에서 Excel을 열고 개인 Microsoft 계정으로 로그인합니다. 새 빈 통합 문서를 선택한 뒤, 첫 행에 날짜·항목·수량·금액처럼 필요한 열 이름을 적습니다. 처음에는 복잡한 양식을 가져오기보다 네다섯 열의 작은 표로 시작하는 쪽이 편합니다.
A1에 항목, B1에 수량, C1에 단가, D1에 금액을 적었다면 D2에 =B2*C2를 입력해 곱셈을 할 수 있습니다. 수량 2와 단가 15000을 넣으면 결과는 30000입니다. 이 숫자는 기능 설명을 위한 가상 예제이며 실제 견적과는 관계없습니다.
상단의 문서 이름도 바로 바꿔두면 좋습니다. 통합 문서라는 이름을 여러 개 남기면 다음 작업에서 파일을 찾기 어렵습니다. 개인용 표라면 월별 지출, 일정표처럼 내용을 알아볼 수 있는 이름을 쓰고 저장 상태를 확인한 뒤 탭을 닫습니다.
기존 엑셀 파일을 열고 다시 가져오기
컴퓨터에 있는 파일은 OneDrive에 업로드한 뒤 웹용 Excel로 열 수 있습니다. 서식이나 수식이 많은 문서는 원본의 복사본으로 먼저 확인하면 됩니다. 열렸다는 이유만으로 모든 기능이 똑같이 작동한다고 단정할 필요는 없습니다.
특히 매크로가 들어간 .xlsm 파일과 외부 자료를 연결한 문서는 구분해야 합니다. 웹용 Excel에서는 VBA를 실행하거나 편집할 수 없습니다. 매크로 버튼을 눌러야 업무가 끝나는 양식이라면 웹에서 셀을 고치는 것만으로 원래 작업을 대신하기 어렵습니다.
편집을 마친 파일을 컴퓨터로 가져올 때는 파일 메뉴의 다운로드 관련 항목을 사용합니다. 내려받은 복사본과 OneDrive 문서는 이후 별개로 바뀔 수 있습니다. 어느 쪽을 계속 수정할지 정해두지 않으면 메일로 보낸 파일과 온라인 파일의 금액이 달라질 수 있습니다.
예를 들어 웹에서 수량을 바꾼 뒤 어제 내려받은 문서를 첨부하면 상대방은 이전 값을 받습니다. 전달할 때마다 최신 문서에서 복사본을 내려받고, 수정이 계속 이어지는 공동 작업이라면 파일 첨부 대신 같은 문서의 공유 방식을 검토하면 됩니다.
제 작업 환경에서 나눠 쓰는 방법
맥의 iCloud Drive와 Microsoft의 OneDrive는 서로 다른 저장소입니다. iCloud 폴더에 파일을 넣었다고 해서 웹용 Excel의 최근 문서에 자동으로 같은 원본이 생기는 것은 아닙니다. 업로드한 파일이 사본인지, 현재 작업의 원본인지 구분하는 일이 먼저입니다.
저처럼 기기를 바꿔가며 문서를 확인하는 환경에서는 일정 확인과 간단한 숫자 수정에 웹 버전을 활용할 여지가 있습니다. 반면 출력 모양을 세밀하게 조정하거나 기존 매크로 양식을 계속 써야 한다면 설치형 앱의 필요성이 커집니다.
하려는 작업
먼저 선택할 방법
수량 몇 개와 날짜 수정
무료 웹 버전에서 파일 확인
VBA 버튼을 쓰는 정산 양식
설치형 Excel의 매크로 환경 확인
여러 사람이 같은 일정 관리
공유 권한을 정한 온라인 문서
인터넷 없이 계속 작업
설치형 앱과 로컬 저장 준비
공유할 때는 보기와 편집 권한도 구분합니다. 확인만 필요한 사람에게 편집 권한까지 줄 이유는 없습니다. 회사 문서를 개인 계정으로 옮길 때는 회사의 파일 보관 정책부터 따라야 하며, 무료라는 이유로 저장 위치를 바꾸는 것은 피하는 편이 낫습니다.
엑셀 무료 사용 결론
무료 웹 버전은 엑셀을 가볍게 시작하거나 간단한 문서를 고칠 때 유용합니다. 다만 모든 설치형 기능을 대신하는 제품으로 생각하면 매크로와 파일 연결, 인터넷이 없는 환경에서 차이를 만나게 됩니다.
처음에는 실제로 고쳐야 하는 파일 하나를 복사해 열어보면 됩니다. 필요한 수식이 계산되는지, 문서를 다시 내려받았을 때 내용이 맞는지 확인하면 내 작업에 충분한지 판단하기 쉽습니다. 프로그램 이름보다 지금 해야 하는 일을 먼저 정하는 것이 불필요한 구매와 파일 혼선을 줄여줍니다.
