주문 내역은 한 줄씩 잘 입력했는데 상품별로 얼마나 팔렸는지 물으면 다시 계산하게 됩니다. 같은 상품이 여러 날짜에 흩어져 있으면 눈으로 찾아 더하는 것도 번거롭습니다. 이럴 때는 새로운 수식을 길게 쓰기보다 엑셀 피벗테이블을 사용하는 편이 간단합니다.
VLOOKUP이 코드 하나로 상품명이나 단가를 찾아오는 도구라면, 피벗테이블은 여러 행을 묶어서 합계와 개수를 보여주는 도구입니다. 작은 주문표를 가지고 두 기능의 역할을 나눠 이해하면 이름이 낯설어도 시작하기 어렵지 않습니다.
주문표는 한 행에 한 건씩
먼저 첫 행에 날짜·상품명·수량·단가·매출액이라는 열 이름을 적고, 그 아래에 주문 한 건을 한 행씩 입력합니다. 같은 상품이 여러 번 나와도 지우지 않습니다. 서로 다른 주문에서 같은 제품을 샀다면 집계에 필요한 정상적인 기록입니다.
날짜
상품명
수량
단가
매출액
10월 1일
무선 마우스
2
35,000
70,000
10월 1일
USB-C 허브
2
42,000
84,000
10월 2일
무선 마우스
1
35,000
35,000
10월 2일
USB-C 허브
1
42,000
42,000
모두 설명을 위한 가상 주문입니다. A1:E5에 이 표를 넣는다고 생각하면 됩니다. 금액에 70,000원이라는 문자를 붙여 입력하기보다 70000이라는 숫자를 넣고 표시 형식으로 단위를 표현해야 합계 처리가 편합니다.
E2의 매출액은 `=C2*D2`로 계산하고 E5까지 복사하면 됩니다. 수량에 단가를 곱하는 식입니다. 위 표의 쉼표는 읽기 위한 표시이며, 실제 셀에는 숫자로 입력합니다.
중간에 합계 행을 넣거나 상품명이 같은 셀을 세로로 병합하지 않습니다. 주문 네 건의 금액과 마지막 합계를 한꺼번에 집계하면 같은 돈을 두 번 더할 수 있습니다. 보기 좋게 만든 보고서와 집계의 바탕이 되는 원본 표는 용도가 다릅니다.
새 시트에 피벗테이블 만드는 순서
원본 표 안의 셀 하나를 선택하고 삽입 메뉴에서 피벗 테이블을 실행합니다. 데이터 범위에 제목 행과 주문 네 행이 모두 포함됐는지 확인한 다음, 놓을 위치는 새 워크시트로 선택합니다. 메뉴 배치는 Mac과 Windows 버전에 따라 조금 다를 수 있지만 절차는 같습니다.
만드는 흐름은 아래 순서대로 따라가면 됩니다. Mac용 Excel을 중심으로 설명하며, 버전에 따라 버튼 위치나 이름은 조금 다를 수 있습니다.
피벗테이블 만들기 순서
① 원본 표 안의 셀 선택
↓
② 삽입 → 피벗 테이블
↓
③ 원본 A1:E5 확인 → 새 워크시트
↓
④ 상품명은 행 / 수량·매출액은 값
↓
⑤ 요약 방식이 합계인지 확인
↓
⑥ 총수량 6개·총매출 231,000원 대조
오른쪽 필드 목록에는 원본의 열 이름이 나타납니다. 상품명을 행 영역으로 옮기고, 수량과 매출액을 값 영역으로 넣습니다. 그러면 상품 이름이 한 번씩 나오고 그 옆에 수량과 금액의 집계가 붙습니다.
필드
넣을 영역
얻는 결과
상품명
행
상품별로 묶기
수량
값
상품별 수량 합계
매출액
값
상품별 매출 합계
날짜
필터
선택한 날짜만 집계
**행은 무엇끼리 묶을지, 값은 무엇을 계산할지** 정하는 자리입니다. 상품명을 값 영역에 넣으면 상품별 매출이 아니라 이름이 입력된 건수를 셀 수 있으므로 위치를 나누어 봐야 합니다. 처음부터 행·열·값·필터를 모두 채울 필요는 없습니다. 상품명과 금액만 넣어도 상품별 매출표가 됩니다. 원하는 질문을 먼저 정하고 필요한 열만 배치해야 숫자가 많아져도 의미를 놓치지 않습니다.
합계 대신 개수가 나올 때
위 주문 네 건을 묶으면 결과는 아래처럼 두 상품으로 줄어듭니다. 주문이 네 건이라는 것과 판매 수량이 여섯 개라는 것은 서로 다른 뜻입니다.
상품명
수량 합계
매출액 합계
무선 마우스
3
105,000
USB-C 허브
3
126,000
총합계
6
231,000
마우스는 70,000원과 35,000원을 더해 105,000원입니다. 허브는 84,000원과 42,000원을 더해 126,000원이고, 두 상품의 총매출은 231,000원입니다. 결과가 2와 2처럼 나오면 금액의 합계가 아니라 주문 행의 개수를 세고 있는지 살펴봅니다.
값 영역의 필드 설정에서 요약 방식을 합계로 바꿀 수 있습니다. 다만 원본 금액이 문자라면 설정만 바꾸기 전에 숫자로 정리해야 합니다. 문자로 붙여 넣은 금액이나 빈칸이 섞인 자료는 Excel이 예상과 다르게 집계할 수 있습니다.
주문을 추가한 뒤 새로 고침
예를 들어 10월 2일 마우스 수량을 1개에서 2개로 바꾸면 마우스는 총 4개·140,000원, 전체는 7개·266,000원이 됩니다. 위 새로 고침 예제는 이 변경을 반영한 결과입니다. 기본 예제의 231,000원과 구분해서 보시면 됩니다.
피벗테이블은 원본 숫자를 바꿨다고 해서 언제나 즉시 최신 결과를 보여주는 것은 아닙니다. 값을 수정하거나 새 주문을 넣은 뒤에는 피벗테이블을 선택하고 새로 고침을 실행하는 습관이 필요합니다. 자동 갱신 동작은 사용 환경과 설정에 따라 달라질 수 있습니다.
새로 고침을 했는데 추가한 주문이 빠져 있다면 원본 범위를 확인합니다. 고정 범위 A1:E5로 만들었다면 6행의 새 주문은 범위 밖입니다. 데이터 원본을 A1:E6으로 넓힌 뒤 새로 고침해야 새 행까지 집계할 수 있습니다. 원본을 삽입 메뉴의 표로 만들어두면 행 추가를 관리하기 편하지만, 집계 후 총액 확인은 여전히 필요합니다.
증상
먼저 확인할 내용
새 주문이 집계에서 빠짐
원본 범위와 새로 고침 여부
상품 이름이 둘로 나뉨
이름의 공백과 표기 차이
총액이 예상보다 적음
필터가 일부 날짜만 선택했는지
금액 대신 행 수가 나옴
값 필드의 요약 방식과 숫자 형식
예를 들어 허브와 USB-C 허브를 섞어 적으면 서로 다른 상품으로 묶입니다. 같은 제품은 이름을 통일하고, 상품명이 자주 바뀌는 업무라면 상품코드를 함께 두는 편이 좋습니다.
엑셀 피벗테이블 결론
상품별·담당자별·월별 합계를 반복해서 확인한다면 피벗테이블을 익혀둘 만합니다. 개별 값을 찾아오는 함수와 달리 자료의 묶음을 바꿔가며 전체 현황을 볼 수 있다는 점이 편합니다.
첫 실습은 한 가지 질문이면 충분합니다. 상품별로 얼마인지 묶어보고 원본 합계와 맞는지 확인한 뒤 날짜나 수량을 추가하면 됩니다. 복잡한 보고서를 한 번에 만들기보다 입력 형식과 집계 의미, 새로 고침까지 익히는 것이 오래 쓰는 방법입니다.